Datenschutz & Privacy Policy
Transparent information about how The Mama Vida Club collects, processes, stores and protects personal data.
1. Einleitung und Überblick
Diese Datenschutzerklärung informiert über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Verein The Mama Vida Club – Ganzheitliche Unterstützung für Mütter .
Der verantwortungsvolle und transparente Umgang mit den Daten unserer Mitglieder, Teilnehmerinnen, Familien, Partnerinnen, Unterstützerinnen und Website-Besucherinnen ist uns ein besonderes Anliegen.
2. Anwendungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt insbesondere für:
- unsere Website und Onlineformulare;
- Mitgliedschaftsanträge und Vereinsverwaltung;
- Veranstaltungs- und Workshop-Anmeldungen;
- Mama Tandem und andere Vereinsprogramme;
- E-Mail-, Telefon- und WhatsApp-Kommunikation;
- Newsletter und Informationsversand;
- Social-Media-Auftritte;
- Foto-, Video- und Öffentlichkeitsarbeit;
- Spenden und kostenpflichtige Angebote.
3. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Wien, Österreich
E-Mail: office@themamavidaclub.org
Telefon: +43 681 8457 9339
4. Welche Daten wir verarbeiten können
Je nach Kontakt oder Programm können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Name, Geburtsdatum und Kontaktdaten;
- Adresse und Wohnbezirk;
- bevorzugte Sprache;
- Mitgliedschafts- und Zahlungsinformationen;
- Angaben zu Kindern, soweit für die Aktivität notwendig;
- Programm-, Kurs- und Veranstaltungsanmeldungen;
- Nachrichten und Anfragen;
- Einwilligungen zu Fotos, Videos und Newslettern;
- technische Website- und Serverdaten.
5. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung;
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertrag, Mitgliedschaft oder vorvertragliche Maßnahmen;
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: rechtliche Verpflichtungen;
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigte Interessen, insbesondere sichere Kommunikation, Vereinsorganisation und Schutz der Website.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies nur bei Vorliegen einer zusätzlichen Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO.
6. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.
Daten können insbesondere länger gespeichert werden, wenn dies für Buchhaltung, Nachweisführung, Rechtsansprüche oder die Vereinsverwaltung erforderlich ist.
7. Rechte laut DSGVO
Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:
- Auskunft;
- Berichtigung;
- Löschung;
- Einschränkung der Verarbeitung;
- Datenübertragbarkeit;
- Widerspruch;
- Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.
Anfragen können an office@themamavidaclub.org gerichtet werden.
Darüber hinaus besteht das Recht auf Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde.
8. Datenübertragung in Drittländer
Bei der Nutzung internationaler Dienstleister kann es zu Übermittlungen personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kommen.
Solche Übermittlungen erfolgen nur, wenn eine zulässige Grundlage besteht, beispielsweise ein Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln oder andere geeignete Garantien.
9. Sicherheit der Datenverarbeitung
Wir verwenden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.
Dazu können insbesondere HTTPS-Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, sichere Passwörter, Aktualisierungen und eingeschränkte Administrationsrechte gehören.
10. Kommunikation
E-Mail und Kontaktformular
Bei Kontaktaufnahme per E-Mail oder Formular verarbeiten wir die übermittelten Daten zur Bearbeitung der Anfrage, Kommunikation und gegebenenfalls zur Vorbereitung oder Durchführung eines Programms.
Telefon und WhatsApp
Bei einer Kontaktaufnahme per Telefon oder WhatsApp werden Telefonnummer, Nachrichteninhalte und gegebenenfalls Profildaten durch die jeweiligen Kommunikationsdienste verarbeitet.
Für vertrauliche oder sensible Informationen empfehlen wir grundsätzlich E-Mail oder einen gesondert vereinbarten sicheren Kommunikationsweg.
11. Formulare, Mitgliedschaft und Programme
Daten aus Fluent Forms oder vergleichbaren Formularsystemen werden zur Bearbeitung von Mitgliedschaftsanträgen, Veranstaltungs-, Kurs-, Workshop- und Programmanmeldungen verarbeitet.
Dazu können insbesondere Name, Adresse, Geburtsdatum, E-Mail, Telefonnummer, bevorzugte Sprache, Mitgliedschaftsart und programmspezifische Angaben gehören.
Daten werden nur jenen Personen zugänglich gemacht, die sie für Vereinsverwaltung, Buchhaltung, Programmkoordination oder Kommunikation benötigen.
12. Veranstaltungen, Fotos und Videos
Bei Veranstaltungen können Fotos oder Videos zur Dokumentation, Öffentlichkeitsarbeit oder Berichterstattung erstellt werden.
Für erkennbare Einzelaufnahmen, Interviews oder gezielte Veröffentlichungen holen wir grundsätzlich eine entsprechende Einwilligung ein, soweit keine andere zulässige Rechtsgrundlage besteht.
Einwilligungen können mit Wirkung für zukünftige Veröffentlichungen widerrufen werden. Bereits gedruckte Materialien oder bereits verbreitete Beiträge können technisch nicht immer vollständig zurückgeholt werden.
13. Daten von Kindern
Angaben zu Kindern werden nur verarbeitet, soweit dies für eine familienbezogene Aktivität, Sicherheit, Organisation oder altersgerechte Planung notwendig ist.
Fotos oder Videos, auf denen Kinder eindeutig erkennbar sind, werden grundsätzlich nur mit Zustimmung der obsorgeberechtigten Person gezielt veröffentlicht.
14. Webhosting und Server-Logfiles
Beim Besuch der Website kann der Hosting-Anbieter automatisch technische Daten verarbeiten, darunter IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser, Betriebssystem und Referrer-Informationen.
Diese Verarbeitung dient insbesondere der technischen Bereitstellung, Fehleranalyse und Sicherheit der Website.
15. Cookies und Einwilligungsmanagement
Unsere Website kann technisch notwendige Cookies sowie – nach Einwilligung – Analyse-, Medien-, Marketing- oder Drittanbieter-Cookies verwenden.
Nicht notwendige Cookies und externe Inhalte werden grundsätzlich erst nach Zustimmung über das Cookie-Banner aktiviert, soweit dies technisch vorgesehen ist.
Eine erteilte Einwilligung kann über die Cookie-Einstellungen jederzeit für die Zukunft geändert oder widerrufen werden.
16. Newsletter und E-Mail-Marketing
Newsletter werden nur mit entsprechender Anmeldung oder einer anderen zulässigen Rechtsgrundlage versendet.
Eine Abmeldung ist jederzeit über den Abmeldelink oder per E-Mail möglich.
Mailchimp oder vergleichbare Newsletter-Dienste
Wenn Mailchimp eingesetzt wird, können Kontakt-, Versand-, Öffnungs- und Interaktionsdaten durch Intuit beziehungsweise Mailchimp verarbeitet werden.
17. Zahlungsanbieter
Bei Banküberweisungen verarbeiten die beteiligten Banken die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten.
Wenn externe Zahlungsanbieter wie Stripe oder PayPal verwendet werden, verarbeiten diese Zahlungs-, Kontakt-, Geräte- und Transaktionsdaten in eigener Verantwortlichkeit oder als Auftragsverarbeiter, abhängig vom jeweiligen Dienst.
18. Social Media
Facebook und Instagram
Wir betreiben Auftritte auf Facebook und Instagram. Anbieter ist Meta Platforms Ireland Limited.
Beim Besuch dieser Plattformen verarbeitet Meta insbesondere Nutzungs-, Geräte-, Profil- und Interaktionsdaten nach den eigenen Datenschutzbestimmungen.
Wenn Inhalte lediglich verlinkt und nicht eingebettet werden, erfolgt eine direkte Verbindung zu Meta grundsätzlich erst beim Anklicken des Links.
19. YouTube
Auf unserer Website können Videos von YouTube eingebettet sein. Anbieter ist Google Ireland Limited.
Beim Laden oder Abspielen eines eingebetteten Videos können Daten wie IP-Adresse, Geräteinformationen und Nutzungsdaten an Google beziehungsweise YouTube übertragen werden.
Soweit möglich, werden externe Videos erst nach Einwilligung oder über eine datenschutzfreundlichere Einbettung geladen.
20. Google-Dienste
Google Fonts
Sofern Google Fonts lokal gespeichert werden, findet beim Laden der Schriftarten keine direkte Verbindung zu Google statt.
Bei einem Abruf von Google-Servern kann insbesondere die IP-Adresse an Google übertragen werden.
Google reCAPTCHA
Sofern reCAPTCHA eingesetzt wird, dient der Dienst dem Schutz von Formularen vor automatisierten Eingaben und Missbrauch. Dabei können technische und nutzungsbezogene Daten an Google übermittelt werden.
21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich technische Dienste, Vereinsprogramme, gesetzliche Anforderungen oder Verarbeitungsprozesse ändern.
Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.
1. Introduction and overview
This privacy policy explains the nature, scope and purposes of the processing of personal data by The Mama Vida Club – Ganzheitliche Unterstützung für Mütter .
We are committed to handling the data of members, participants, families, partners, supporters and website visitors responsibly and transparently.
2. Scope
This privacy policy applies in particular to:
- our website and online forms;
- membership applications and administration;
- event, workshop and course registrations;
- Mama Tandem and other association programmes;
- email, telephone and WhatsApp communication;
- newsletters and programme information;
- social-media pages;
- photography, video and public communications;
- donations and paid activities.
3. Controller and contact details
Vienna, Austria
Email: office@themamavidaclub.org
Telephone: +43 681 8457 9339
4. Personal data we may process
Depending on the contact or programme, we may process:
- name, date of birth and contact information;
- address and Vienna district;
- preferred language;
- membership and payment information;
- information about children where necessary;
- event, programme and course registrations;
- messages and enquiries;
- photo, video and newsletter consents;
- technical website and server information.
5. Legal bases
Processing may be based in particular on:
- Article 6(1)(a) GDPR: consent;
- Article 6(1)(b) GDPR: contract, membership or pre-contractual measures;
- Article 6(1)(c) GDPR: compliance with legal obligations;
- Article 6(1)(f) GDPR: legitimate interests, including secure communication, association administration and website security.
Special categories of personal data are processed only where an additional legal basis under Article 9 GDPR applies.
6. Retention period
Personal data is stored only for as long as required for the relevant purpose or for as long as statutory retention periods apply.
Certain information may be retained for accounting, documentation, legal claims or association-administration purposes.
7. Your rights under the GDPR
Subject to the applicable legal requirements, you may have the right to:
- access your data;
- correct inaccurate data;
- request deletion;
- restrict processing;
- data portability;
- object to processing;
- withdraw consent for future processing.
Requests may be sent to office@themamavidaclub.org .
You may also lodge a complaint with the Austrian Data Protection Authority.
8. International data transfers
The use of international service providers may involve transfers of personal data outside the European Economic Area.
Such transfers are made only where a permitted transfer mechanism applies, such as an adequacy decision, standard contractual clauses or another appropriate safeguard.
9. Data security
We use appropriate technical and organisational measures to protect personal data against loss, unauthorised access, alteration or disclosure.
Measures may include HTTPS encryption, access controls, secure passwords, updates and restricted administrative permissions.
10. Communication
Email and contact forms
When you contact us by email or form, we process the information submitted to answer your enquiry and, where relevant, prepare or administer a programme.
Telephone and WhatsApp
When you contact us by telephone or WhatsApp, telephone numbers, message content and certain profile information may be processed by the relevant communication provider.
We recommend not sending highly confidential or sensitive information through WhatsApp.
11. Forms, membership and programmes
Information submitted through Fluent Forms or similar form systems is processed for membership applications, event, workshop, course and programme registrations.
This may include name, address, date of birth, email, telephone number, preferred language, membership type and programme-specific information.
Access is limited to people who require the information for association administration, accounting, programme coordination or communication.
12. Events, photographs and videos
Photographs or videos may be taken at events for documentation, communications or reporting.
For identifiable individual portraits, interviews or targeted publication, we generally request appropriate consent unless another lawful basis applies.
Consent may be withdrawn for future publication. Materials already printed or widely distributed may not always be technically retrievable.
13. Children’s data
Information concerning children is processed only where necessary for a family activity, safety, organisation or age-appropriate planning.
Clearly identifiable images of children are generally published only with the permission of a person holding parental responsibility.
14. Web hosting and server logs
When the website is visited, the hosting provider may automatically process technical data such as IP address, date and time, requested page, browser, operating system and referrer information.
This information is used to provide, secure and troubleshoot the website.
15. Cookies and consent management
Our website may use technically necessary cookies and, subject to consent, analytics, media, marketing or third-party cookies.
Where technically configured, non-essential cookies and external content are activated only after consent through the cookie banner.
Consent may be changed or withdrawn for the future through the cookie settings.
16. Newsletter and email marketing
Newsletters are sent only following registration or where another lawful basis applies.
Recipients may unsubscribe at any time using the unsubscribe link or by contacting us.
Mailchimp or similar newsletter providers
Where Mailchimp is used, contact, delivery, opening and interaction information may be processed by Intuit or Mailchimp.
17. Payment providers
For bank transfers, the banks involved process the information required to complete the payment.
If external payment providers such as Stripe or PayPal are used, they may process payment, contact, device and transaction information, depending on the specific service.
18. Social media
Facebook and Instagram
We maintain pages on Facebook and Instagram, operated by Meta Platforms Ireland Limited.
When these platforms are visited, Meta may process usage, device, profile and interaction data under its own privacy terms.
Where content is only linked rather than embedded, a direct connection to Meta normally occurs only when the link is opened.
19. YouTube
Our website may contain embedded videos from YouTube, operated by Google Ireland Limited.
Loading or playing an embedded video may transmit IP address, device information and usage information to Google or YouTube.
Where possible, external videos are loaded only after consent or through a more privacy-conscious embedding method.
20. Google services
Google Fonts
Where Google Fonts are hosted locally, no direct connection to Google is required when the fonts load.
Where fonts are loaded from Google servers, the visitor’s IP address may be transferred to Google.
Google reCAPTCHA
Where reCAPTCHA is enabled, it is used to protect forms against automated entries and misuse. Technical and usage-related data may be transmitted to Google.
21. Changes to this privacy policy
This policy may be updated when technical services, association programmes, legal requirements or processing activities change.
The version published on this website at the relevant time applies.